Weniger Vorarbeit im Postfach, vollständige Schadensmeldungen

Mieteranfragen per Mail, Schadensmeldungen ohne Wohnungsnummer, Rückrufe, die liegen bleiben. Laut VDIV Branchenbarometer 2025 (öffnet in neuem Tab) berichten 70 % der Verwaltungen von Überlastung, rund ein Fünftel setzt bereits Automatisierungs-Tools ein.

Wir richten KI-Werkzeuge so ein, dass sie diese Vorarbeit übernehmen. Ihre Leute prüfen und geben frei. Nichts geht ohne Freigabe an Mieter, Eigentümer oder Handwerker raus.

Erstgespräch buchen Angebot ansehen

Eine Meldung kommt rein. Das Büro weiß sofort, was zu tun ist.

Im Demo-Ticket schreibt eine Mieterin, dass der Heizkörper im Bad kalt bleibt. Das Werkzeug erkennt Wohnung und Anliegen, legt das Ticket mit Kategorie, Dringlichkeit und Zuständigem an und schreibt einen Antwortentwurf mit Terminvorschlag.

Echte Notfälle wie Gas oder Wasserschaden laufen über feste Regeln, nicht über eine Vermutung der KI
Der Antwortentwurf ist ein Vorschlag, Sie ändern ihn vor dem Senden
Nichts geht ohne die Freigabe Ihres Teams raus

Heizkörper im Bad bleibt kalt

Wohnung 4B, Frau Demo. Antwort mit Terminvorschlag liegt bereit.

Dringlichkeit: Normal
Kategorie: Heizung
Zuständig: Haustechnik

Antwort freigeben

Demo mit erfundenen Daten

Was wir einrichten

Postfach vorsortieren

Eingehende Mails werden nach Thema und Dringlichkeit sortiert. Für Standardfragen liegt ein Antwortentwurf bereit, den Sie anpassen und abschicken.

Schadensmeldungen aufnehmen

Ein Formular oder Chat fragt Adresse, Wohnung, Foto und Dringlichkeit ab und legt daraus einen vollständigen Vorgang an. Der Chat sagt zu Beginn, dass er eine KI ist.

Telefon außerhalb der Sprechzeiten

Ein Telefonassistent nimmt Anliegen auf und schickt Ihnen eine Notiz. Er sagt im ersten Satz, dass er eine KI ist, und behauptet nie, ein Mensch zu sein.

Protokolle vorbereiten

Aus Ihren Stichpunkten zur Eigentümerversammlung entsteht ein Entwurf, den Sie überarbeiten.

Was davon bei Ihnen sinnvoll ist, klären wir im Erstgespräch. Dort zeigen wir Ihnen auch eine Demo mit erfundenen Beispieldaten.

Wie wir das bauen

01Notfälle wie Gasgeruch oder Wasserschaden erkennt eine feste Regel, unabhängig von der KI. Dann erscheint Ihre hinterlegte Sofort-Anweisung, und die KI schreibt in diesem Fall keine Antwort.
02Fragen zu Mietminderung, Kündigung oder Nebenkostenabrechnung beantwortet kein Assistent. Er leitet sie an Ihr Team weiter.
03Antwortentwürfe bleiben Entwürfe, bis jemand aus Ihrem Büro sie freigibt.
04Am Ende bekommen Sie eine Anleitung, damit Ihr Team den Ablauf ohne uns bedienen kann.

Datenschutz

Wir arbeiten nur mit Diensten, mit denen ein Auftragsverarbeitungsvertrag möglich ist, bevorzugt mit Servern in der EU. Mit uns schließen Sie ebenfalls einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Sie bekommen eine Übersicht, welche Daten wohin gehen, für sich oder Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihren Datenschutzbeauftragten. Rechtsberatung gehört nicht zu unseren Leistungen.

Was es kostet

Der Preis hängt vom Ablauf ab und steht vor Beginn schriftlich fest. Das Erstgespräch ist kostenlos.

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